Stikkord: effektiv kommunikasjon

Det dunkelt skrevne er det dunkelt tenkte. For en stund siden leste jeg at de fleste statsansatte anser seg selv som gode skrivere. Tiltross for at staten lenge har hatt et eget «klart språk» prosjekt, skjønner de fleste lesere fremdeles ikke hva offentlige skrivere forsøker å formidle.  Artikkelen er mener problemet er dårlig språk, men jeg tror problemet er at vi er for fokuserte på ord og setninger uten å ha nok fokus på struktur. Vi er gode på mikrobilder men klarer ikke å gi leseren et godt overblikk før vi stuper inn i detaljene. Vi får bare se små brokker av et større bilde; Vi får se innsiden av en taxi, men får aldri noe bilde av hvordan taxinæringen ser ut i Oslo. Uten det store bildet blir brikkene av liten verdi. Context is king!

Går man på Språkrådets hjemmeside står også ord, regler og setninger i fokus. På råd om språk ligger det to setninger om struktur («Del teksten inn etter hovedpoengene» og «si én ting om gangen») men ingenting om logisk rekkefølge, ingenting om fullstendighet, ingenting om å unngå overlapp i inndeling av ideer.

Ordplassering viktigere enn ordpresisjon. George Gopen, en ledende tenker på hvordan man skriver godt (hans bøker er fantastiske), påpeker at plasseringen av ord er viktigere enn ordets mening fordi vi hele tiden tolker ordene i sammenheng. «For at leseren skal forstå hva skriveren sier, må skriveren forstå hva leseren trenger,» sier Gopen, og legger til at det leseren trenger mer enn noe annet er struktur. Hvis leseren ikke forstår strukturen, trekkes oppmerksomheten bort fra tolking av budskap til tyding av struktur. Da øker sjansen for ulike tydninger, og iflg. Gopen er dette nettopp det man forsøker å unngå som skriver.

Si det viktigste først. Barbara Minto, selveste dronningen av struktur, moren til Gullstandaren Pyramideprinsippet, sier at det viktigste redskapet vi har for å gjøre oss forstått er rekkefølge, og at den beste rekkefølgen alltid er å si det viktigste først. Det viktigste er alltid å gi den oppsummerende ideen før du gir ideene som blir oppsummert. Hennes anliggende er bl.a. å luke ut dårlige grupperinger — ideer som er gruppert sammen men som ikke hører sammen. Samtidig påpeker hun at vi tenker ved å gruppere ting sammen. Når vi grupperer ting sammen leter vi samtidig etter mening. Hva betyr det at vi ser mørke skyer, merker en økende fuktighet i luften og et fallende trykk? Kan det betyr regn? I såfall bør vi kanskje påpeke regnet før vi backer opp påstanden med fakta.

Vi mangler struktur. Denne ferdigheten — å strukturere før vi begynner å skrive — er en mangelvare i vår opplæring. Alle som tenker og skriver burde lære seg å strukturere bedre før de begynner på selve skriveprosessen. Fokus på ideutvikling — både alene og i lag med andre — sparer tid, penger og gir bedre enighet, beslutninger og forståelse. Vi trenger bedre produksjon av intellektuell kapital — både i form av at det vi produserer tilfredstiller de behovene oppdragsgiveren har og at vi produserer raskere og med bedre forankring i vår egen organisasjon og i vårt eget team. Det krever felles arbeidsprosesser, en kultur for læring og dialog som gjør at vi gjennom samtale kan finne ut hva vi faktisk mener og vet — FØR vi begynner på selve skriveprosessen. I tillegg trenger vi å tenke scan-value — hvordan sikrer vi best mulig forståelse og kunnskapsoverføring når et travelt epostøye scanner et hav av dokumenter på jakt etter mening.

Vit hvem du skriver til. Det er lettere å skrive og lettere å lese noe som er skrevet til en spesiell leser. Jo mer du vet om leseren jo mer kan du utelate. Jo mindre du vet, jo vanskeligere blir det. Gamle ektepar sier ingenting for å gjøre seg forstått (de kremter:-).

Jo mer du vet jo mindre forteller du. En god huskeregel er at eksperter underkommuniserer. Jo mer du vet om et felt, jo større er sjansen for at du underkommuniserer; at du antar at din leser vet mer om feltet enn det som er tilfelle. Med epost blir dette enda skkumlere fordi du ikke vet hvem du skriver for.

Personlig ståsted skaper interesse Jo mer konkret du kan være, og jo mer personlig du kan være, jo mer interessant blir det å lese (ja, jeg vet at dette kanskje ikke er personlig nok, men ingen skal beskylde meg for å ikke være engasjert!). Si jeg, ikke vi — hvis mulig.

www.jazzcode.no/kurs