Ti minutter spart = 32.000 årsverk. Hvis vi alle kunne si det viktigste først, kunne vi spart ti minutter hver dag i form av mindre epost. Da ville vi økt produktiviteten i norsk arbeidsliv med minst 32.000 årsverk i løpet av ett år (basert på at 60% av arbeidsstokken bruker tid på epost i arbeidstiden).

Email-Overload2 — TIDSTYV. Vi bruker for mye tid på epost. Ved å si det viktgste først, sende til færre og ved å åpne eposten sjeldnere kan vi spare ti minutter hver dag. Og ha mer tid til å tenke.

Det starter med deg. Her kommer en blogpost om hvordan du kan spare litt tid for andre (problemet er at det er gratis å sende men ikke motta epost). Skriv færre tegn, priorter dem bedre, send til færre og styr deg selv bedre så du ikke blir distrahert.

Ti timer i uken på epost. Iflg. en ny rapport fra McKinsey, bruker en vanlig interaksjonsarbeider — en som må tenke, diskutere, vurdere og beslutte for å gjøre jobben sin — 28 timer i uken på epost, leting etter informasjon og kommunikasjon med kollegaer. Over ti timer i uken brukes på epost av en vanlig arbeidstaker. Ti timer i uken. Med lunch er det nesten to av fem arbeidsdager. Ikke rart ting tar tid.

For liten tid til å tenke. De siste fem årene har kursdeltagere på mitt kurs — typisk ingeniører, økonomer, jurister, leger, analytikere og ledere som ønsker å bli bedre til å strukturere kompleksitet — fortalt meg at de bruker mest tid på epost, minst tid på «dyp, uforstyrret tankevirksomhet». Og det i en tid hvor det er viktigere enn noengang at vi har tid til å tenke.

Epost er en tidstyv og ødelegger konsentrasjonen. Epost har lettet kommunikasjon men er en tidstyv. Vi lemper kostandene over på mottager, og er kanskje en av de største skjulte kostnadene vi har i det moderne arbeidsliv. Ikke bare bruker vi mye tid på lesing og skriving, men vi lar oss også avbrytes — for så å bruke tid på gjenvinne konsentrasjonen. Taperen er den dype tanken — kilden til de virkelig gode ideene.

Her er noen råd for hvordan du kan redusere andres tidsbruk og bidra til en bedre epost kultur ved å generere mindre tidstyveri for andre og færre forstyrrelser for deg selv:

Mindre epost: Si det viktigste først

Skriv bedre
Send færre
Håndtér bedre – og sjeldnere

Skriv bedre.

Hjelp leser å forstå hva du vil formidle. Gjør det lett for leser å få den informasjonen du vil formidle.

Si det viktigste først – i emnefeltet! Gi den oppsummerende ideen — syntesen — før du gir ideene som blir oppsummert. Ikke skriv «Mennesker er dødelige. Sokrates er et menneske. Derfor er Sokrates dødelig.» Skriv heller, «Sokrates er dødelig fordi han er et menneske.» Skriv i en omvendt pyramide — slik at elementene kommer i fallende viktighetsgrad. Gjør du det sikrer du at du ihvertfall får brukt første inntrykket til å formidle ditt hovedbudskap. Unngå logiske argumenter hvor en rekke premisser må fordøyes for å forstå konklusjonen. Bruk heller logiske grupperinger hvor konklusjonen presenteres først for så å understøttes med facts. Gi konteksten før du gir detaljene.

Sørg for tydelig scan verdi. Med stadig mer informasjon har leseren mindre mental kapasitet til å tyde. Ikke skriv «Været» eller «Møte». Skriv hele setninger: «Det er meldt regn – ta med regnfrakk» eller «Dagens møte flyttes til kl. 1430 i møterom 1148.» Uthev det viktigste. Da kan emailen scannes av et travelt menneskeøye.

Sett det du skriver i kontekst. Hvis eposten din er svar på en mail kan det også være lurt å sette svaret i kontekts; ikke skriv «ja!» uten å sette det i kontekst. Skriv istedet «Jeg blir gjerne med! Takk for at du inviterte meg med på kundemøte hos IBM på onsdag.»

Fortell hva du ønsker av leseren. Hvis du har et kort budskap – legg det i emnefeltet og avslutt EOM – end of message – slik at leseren ikke engang trenger å åpne meldingen, og sågar RNN – reply not needed — hvis du ikke trenger et svar. Til en person med 100 uleste eposter er det høfligste å IKKE svare.

Skriv kort. — Hadde jeg hatt mer tid skulle jeg ha skrevet kortere, sa Mark Twain. Tenk før du skriver, og les før du sender. Ikke lag en og en perfekt setning. Tenk, slurv, redigér. Da går det fortest. Luk vekk unødige ord. For hvert overflødig ord du fjerner blir det lettere for din leser å tyde deg. Hvis du skriver noe mange ganger, legg det i en makro (predefinert setning) eller hvis relevant for mange — legg det ut på en webside og legg ved en lenke.

Skriv fort – lær touch. Lær deg å skrive touch. Dette sparer deg enorm tid og tar bare noen uker å lære seg. Å ikke lære seg touch er som å gå en uendelig lang skitur på kladdeføre fordi du ikke har tid til å smøre om. Arbeidsgivere burde gi bonuser til alle som skriver touch. Det er lett å måle, vanskelig å jukse, og business caset — hva det sparer deg og din arbeidgsiver – er en no-brainer.

Unngå vedlegg. Nesten ingen åpner vedlegg. Hvis du har en tekst, legg den i selve eposten. Et vedlegg er ikke mer formelt enn en epost, det gjør det bare vanskeligere for leser.

Send færre eposter.

Send til færre. Spør deg selv: Må jeg svare på denne eposten? Må jeg sende til mange? Drep flest mulig epost fortest mulig. La alt som kan vente vente. Er det viktig nok dukker det opp igjen senere.

Ikke svar av høflighet. På epost — i motsetning til A-post — er det høfligst å IKKE svare.
Ikke svar på alt. Og hvis du MÅ svare eller videresende – må du kopiere andre? Hvis det ikke er strengt nødvendig, unngå å bruke kopifeltet.
Ikke kringkast andres epost. Nybegynnere legger alle mottagere i kopifeltet og smeller avgårde en epost. Dette avstedkommer enorme mengder irrelevant epost og fører i værste fall til at man ufrivillig kommer på en rekke uønskede epost lister.
Sitér med måte. Hvis du skal sitere andres epost — sørg for at du kun tar med det som er relevant. Sørg for at du ikke deler informasjon på en måte som blir blamerende for den du siterer.
Prat med folk om nødvendig. Mange sender epost der en samtale, chat eller blogpost ville vært bedre. Det er ikke lurt å gi folk (eller kjæresten) sparken på epost. Epost egner seg dårlig til dårlige nyheter. Iblandt er det bedre å snakke med folk.

Håndtér bedre – og sjeldnere

Sjekk mail på faste tider. Du kommer raskere igjennom bunken med eposter hvis du setter av tid og kun gjør en ting – leser/skriver epost. En blogger halverte epostjobbing med 90 minutter om dagen ved å sette av faste tider, kun jobbe i 30 minutter og stoppe når tiden er ute. Utenom disse tidene – ikke sjekk epost i det hele tatt. Skru av epost på telefonen. Ikke ha jobb epost hjemme. Hver gang du får trangen over deg — motstå fristelsen til å sjekke eposten. Ikke la deg forstyrre!
Bedriv triage. Sorter posten i tre: de du MÅ svare på med en gang, de som må/bør besvares senere, og de som kan drepes/lagres. Ofte kan det være lurt å tømme postkassen for alle som kan drepes med en gang. Sørg for å definere alt som spam hvis det ikke er nyttig.
Gjenbruk informasjon og gjør den søkbar. Alt for mange eposter mellom få personer inneholder informasjon som er nyttig for mange. Vurdér å legge ut informasjon du tror fler vil ha nytte av på et sosialt nettverk — enten internt på en arbeidsplass eller på Twitter/Facebook. Da blir en samtale til innhold, og kan gjenbrukes av flere. Åpenhet sparer alle arbeide og gjør det lettere å jobben sammen.
Ikke la eposten forstyrre deg. Skru alle varslinger. Det kan ta opptil 30 minutter å komme inn i dyp konsentrasjon men bare etpar sekunder å miste den. Den værste formen for forstyrrelse er multitasking. Øv deg på monotasking — gjør en ting av gangen (ikke lett, jeg har blitt avbrutt over ti ganger mens jeg skrev denne bloggen, og jeg jobber alene…). Ikke la deg forstyrre deg selv! Vurdér en timer til strømstøpslet (50 kr. på Claes Olsson) som kun skrur på internett på visse tider av døgnet. Hvis du fristes til å forfølge et link, lag en liste og gjør det senere! En ting av gangen.
Skaff deg to epostadresser – en for jobb og en privat. Dette sparer deg for privat virksomhet i arbeidstiden og gjør det lettere å legge fra seg jobben på jobben.
Sett av tid til å tenke.