Et råd til byråkrater: Si det viktigste først

En skattejurist skrev brev til landets hytteiere.  Senere måtte hun tyde teksten for sin far.

Dette er bare ett eksempel på statens kommunikasjon med «vanlige folk».  Det ironiske er ikke at faren måtte ha hjelp til å forstå, men at brevet ble sent i full overbevisning om at dette var enkelt.  Kommunikasjon er sjeldent enkelt.  Det viser ikke minst en rekke oppslag i den siste tiden som viser at mange nordmenn ikke forstår bæra av hva offentlige ansatte forsøker å si.  De fleste ansatte i statsforvaltningen synes nemlig at de skriver godt!

Det kan godt tenkes at de skriver korrekt — men mye tyder på at de tenker feil.  En klar struktur er en forutsetning for klar kommunikasjon.  Å be om bedre setninger når strukturen suger er som å sminke liket.

Skrevne dokumenter blir straks bedre hvis du sier det viktigste først.  Det viktigste er å gi leseren hele bildet før du stuper ned i detaljene.  Eksperter synder mest.  Jo mer vi vet om en problemstilling jo større er sjansen for at vi antar kunnskap hos leseren som ikke eksisterer. Ikke tving folk til å tenke.  Kom til poenget.  Ikke si, det er varmt her, det lukter svidd, jeg tror det brenner.  Si heller «det brenner, vi må komme oss ut.  Ikke skriv markedsdynamikk på en kurve som går rett til helvete, skriv heller «markedet stuper.»

Sørg for at alle nivåer har ett budskap, ikke to eller tre.  En rapport skal handle om en ting, en ide. Har du to ideer har du ikke tenkt ferdig.  Et kapittel skal handle om en ting.  Et avsnitt skal handle om en ting.  En setning skal handle om en ting.

Kom kjapt til handlingen.  På setningsnivå: Bruk verb så snart du bare kan så jeg slipper å lete etter nøkkelen.  På avsnittsnivå – fortell meg hva dette handler om.  Vi er trent til å få oversikten før vi får detaljene.  Ta hensyn til dette når du skriver.

– La innhold diktere form, sier Steven Sondheim, Broadways mest suksessrike tekstforfatter. Ikke bruk maler på komplekse ideer. Det gjør det bare vanskeligere å tenke klart og gjør det umulig å forstå hva du sier.  Hvem vet forskjellen på en visjon og misjon? Gjør det enkelt. Kom til poenget.  Fortell en historie.  Vær tydelig.

Husk at leseren er som en golden retriever.  Ikke tving den til å tenke.  Den har begrenset med oppmerksomhet, lar seg lett avlede (bare rop «mat!») og husker ingenting.  Skriv det viktigste med store bokstaver.  Sørg for at scanning belønnes.  Skriv hele setninger.  Sett det viktigste i emnefeltet.  Ikke lag intetsigende overskrifter av typen «Agenda» eller «Været». Skriv heller at vi forventer en orkan hvis det er det du vil si. Ikke si «omsetning går opp og kostnader går ned» (to ideer).  Si: Inntjeningen vår har gått i været (en ide).

Gjør logisk rekkefølge til din venn.  Start med de største og mest abstrakte ideene.  Følg på med de mindre og mer konkrete.  Start med konklusjonen.  Deretter kan du kjøre på med observasjoner som bygger opp under det viktigste du allerede har sagt. Tenk logisk rekkefølge.  Sekvens — som når du lager et egg: på med pannen, hente egget, smør i pannen, i med egget osv.  Eller når du rangerer noe:  De tre beste alternativene.  Eller når du beskriver et system.  Start der hvor det er logisk mest naturlig og sørg for at du har med deg alle elementene: Nord, Syd, Øst, Vest.  Unngå gap eller overlapp i grupper.

Unngå bruk av PC når du jobber med ideer.  Skriv ned, stryk ut, vær grisete om mulig, slurv på fonter og staving og farger og ignorer kollegaer som ser rart på deg fordi du ikke sitter klistret til dataskjermen.  Skru av telefonen.  Bruk det viktigste verktøyet du har: din egen tilstedeværelse og dømmekraft.  Få ideene på plass først, vær opptatt av struktur, mos bildet opp på veggen, flytt ideene rundt, sjekk at du snakker språket til de du vil påvirke, sett deg i deres situasjon, tenk helhet.

Repeter det viktige flere ganger, men gjør det fordi du vil forsterke, ikke fordi du har elendig struktur.  Øv deg på å tenke. Ikke gi deg før du vet hva du vil si.

Sjekk ut vårt kurs i effektiv kommunikasjon